Veel organisaties hebben interesse om van hun kantoor een clubhuis te maken. Het kantoor als “thuishonk” van de Club waar je werkt. Mensen willen een plek om anderen te ontmoeten, maar ook een plaats waar ze juist rustig kunnen werken. Gaat dat samen met het kantoor als Clubhuis?
Stephan Fellinger helpt organisaties daarbij. Hij vraagt aan een aantal koplopers die de keuze voor het kantoor als clubhuis gemaakt hebben, wat hun ervaringen zijn. Caroline Tervoort, Chief Human Resources Officer KPMG Nederland , was zo vriendelijk een aantal vragen te beantwoorden.
Waarom past een Clubhuis kantoor bij jullie?
Het zogeheten ‘clubhuis’ concept is ontwikkeld naar aanleiding van onderzoek naar het gebruik van onze kantoren. Zo bleek dat in de 12 vestigingen van KPMG in Nederland, zo’n 13% gebruikt wordt voor individueel werken. 87% van de tijd op kantoor wordt gebruikt om elkaar te ontmoeten, te brainstormen, projecten op te tuigen, demo’s te geven, te lunchen, etc. Op dit moment is het gemiddelde KPMG-kantoor ingericht met 60% individuele werkplekken en 40% voor ander gebruik.
Dat wordt volledig anders in een tijd dat hybride werken de norm is. Onze kantoren worden ingericht op basis van 70% ontmoeten en 30% individueel werken. Het clubhuisconcept staat voor een werkomgeving, waar medewerkers zich thuisvoelen. Zoals in een huiskamer, afgestemd op type werkzaamheden (belruimtes, vergaderruimtes met alle faciliteiten voor hybride werken, eigen ‘thuishonk’ voor teams, brainstormplekken, ontspanningsruimtes. Of bijvoorbeeld een goede plek om een demo te geven). Allemaal gericht op elkaar zoveel mogelijk ontmoeten.
Hoe hebben jullie de eerste stappen gezet?
Ons kantoor in Zwolle (foto onderaan bericht) heeft de primeur. Juli vorig jaar is dit kantoor volgens het clubhuisconcept heropend. Dat geeft ons de gelegenheid te leren hoe het clubhuisconcept werkt in de praktijk. Helaas hebben we door het thuiswerkadvies van afgelopen coronatijd nog niet veel ervaring op kunnen doen. Maar dat gaat gelukkig komende tijd veranderen nu het thuiswerkadvies gaat vervallen. De lessen nemen we mee in de transitie, van de overige 11 kantoren komende jaren.
Hoe combineren jullie het met Hybride werken?
Het clubhuisconcept is een gevolg van ons hybride werken beleid. Het werken in de toekomst is voor ons gebaseerd op vijf punten; 1)De klant is leidend 2)Werken is een activiteit, geen plek 3)Duurzaam en slim elektrisch reizen voor 50% minder uitstoot in 2030 4)In clubhuiskantoren 5) De beste versie van jezelf dankzij sport- en gezondheidsprogramma’s en onbeperkte leermogelijkheden.
Naar verwachting betekent hybride werken in de praktijk, dat we gemiddeld 1 a 2 dagen op kantoor zijn. Overige dagen zijn we werkzaam bij de klant of thuis. Met je teamcollega’s en de klant stem je af waar en hoe het werk op de beste manier verricht kan worden.
Wat hebben jullie geleerd?
Onderzoek onder medewerkers leert, dat met elkaar samenzijn enorm gemist is in coronatijd. Elkaar ontmoeten om bijvoorbeeld training-on-the-job te doen. Als ook samen optrekken met de klant op hun locatie, zijn zaken die veruit de belangrijkste punten zijn waar medewerkers naar uitkijken. Dat gaan we komende tijd verder faciliteren en stimuleren.
Waar ben je meeste trots op bij jullie Clubhuis Kantoor?
Het clubhuiskantoor draagt bij aan dat wat collega’s echt belangrijk vinden; met elkaar actief samenwerken, samen leren, klantsessies in inspirerende omgevingen of sporten, lunchen, koffie drinken of op een andere manier ontspannen!
Hoe beïnvloedt het de manier waarop jullie samenwerken?
Samenwerking staat centraal in het clubhuisconcept. Dat wordt allemaal nog gemakkelijker gemaakt ook door de meest geavanceerde digitale faciliteiten. Zoals vergaderruimtes met hele grote schermen waarbij collega’s zowel fysiek als op afstand actief meedoen. Waar je voorheen naar kantoor ging om achter je bureau te zitten. Ga je nu naar kantoor om actief in gesprek te gaan met collega’s in een ontmoetingsruimte of om in het restaurant samen een broodje te eten.
Hoe combineren jullie het ontmoeten en het samenzijn van mensen en juist rustige werkplekken binnen jullie clubhuis?
Binnen het clubhuisconcept is uiteraard ook aandacht voor rustige werkplekken. In een hybride werkomgeving komt het bijvoorbeeld voor, dat een teamlid vanaf kantoor deelneemt aan een virtuele vergadering met overige teamleden die bij de klant zitten. Een rustige werkplek met de juiste faciliteiten is dan erg belangrijk.
Zo worden op onze grotere kantoren, bijvoorbeeld in Amstelveen, speciale plekken ingericht met schermen en goede ventilatie om in rust een aantal uren te werken. In Zwolle, en straks ook in andere kleinere kantoren, zijn zogeheten stilteplekken ingericht. Waar je je ook kan afzonderen om je te concentreren op je werk of ongestoord kan (video)bellen. Verder overwegen we de inrichting van een grotere stilteruimte met meerdere werkplekken, waar niet gebeld of gesproken wordt. En in rust aan bijvoorbeeld een rapport gewerkt kan worden. Qua sfeer valt te denken aan een bibliotheek, waar je tijdens je studietijd heen ging om te studeren. Naar verwachting zullen daarmee grote kantoortuinen gereduceerd worden.
Hoe zie je het zich ontwikkelen voor de komende jaren?
KPMG gaat alle 12 vestigingen komende jaren herinrichten volgens het clubhuisconcept. Veel minder individuele bureaus dus en meer ruimte voor ontmoeten en samenwerken. Gaandeweg de transitie leren we steeds meer over optimale manieren van samenwerken. Zowel door de praktijkervaring als regelmatig onderzoek onder onze collega’s.
Wat wil je verder nog delen voor wat betreft het Clubhuis Kantoor?
Het is een aanrader voor ieder bedrijf dat het belang van medewerkers voorop heeft staan! En voor wie denkt dat het kantoor niet meer belangrijk is, heeft het mis. Het kantoor wordt veel leuker en op die manier belangrijker dan ooit
Dank Caroline voor het delen van jullie ervaringen.
